e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında elektronik olarak gönderilen faturadır. e-Arşiv Fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, yani çoğu zaman kursiyerin kendisine düzenlenen elektronik faturadır. Bir sürücü kursunun hangisini kullanmak zorunda olduğu cirosuna ve fatura tutarına bağlı hadlerle belirlenir ve bu hadler her yıl güncellenir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın; bu yazı yalnızca kayıt masasındaki düzeni anlatır.
Bu içerikte:
Bu içeriği farklı bir yapay zekâ aracında özetle:
Sürücü kursunda fatura işi çoğu zaman ay sonuna bırakılır. Kursiyer taksitini öder, makbuz ister, “sonra keseriz” denir. Dönem kapanırken eksikler ortaya çıkar. Elektronik faturaya geçen kurslarda bu düzen artık sürdürülemiyor; çünkü belge anında düzenleniyor ve kayıt altına giriyor. Aşağıda kavramları ve ofiste kurulacak düzeni sade biçimde anlatıyoruz.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?
| Belge | Kime düzenlenir? | Kursta tipik örnek |
|---|---|---|
| e-Fatura | e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflere | Personeline toplu eğitim aldıran bir şirkete kesilen fatura |
| e-Arşiv Fatura | Sisteme kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara | Bireysel kursiyere kesilen fatura |
| Kâğıt fatura | Elektronik belge zorunluluğu kapsamında olmayan durumlarda | Kapsam dışındaki kurumların düzenlediği fatura |
İkisi de elektronik belgedir, ikisi de aynı hukuki değeri taşır. Fark alıcıdadır. Alıcı sisteme kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bir sürücü kursunun müşterisi çoğunlukla bireysel aday olduğu için günlük işin büyük kısmı e-Arşiv tarafındadır.
Sürücü kursu e-Fatura’ya geçmek zorunda mı?
Bu sorunun tek bir cevabı yok. Zorunluluk, kurumun yıllık brüt satış hasılatına ve bazı durumlarda tek bir faturanın tutarına göre belirleniyor. Hadler tebliğlerle değişiyor. Bu yüzden burada rakam yazmıyoruz; geçen yılın bilgisiyle karar vermek hataya yol açar.
- Cironuz belirlenen haddi aşıyorsa e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçiş süresi başlar.
- Haddin altında kalsanız bile, belirli bir tutarın üzerindeki faturaları elektronik ortamda düzenlemeniz gerekebilir.
- Zorunlu olmasanız da gönüllü olarak geçebilirsiniz.
Hangi durumda olduğunuzu mali müşaviriniz bilir. Yıl başında bu soruyu açıkça sorun ve cevabı yazılı alın.
Fatura hangi yolla düzenlenir?
- Gelir İdaresi’nin portalı. Az sayıda fatura kesen kurumlar için yeterlidir. Belgeler tek tek elle girilir.
- Özel entegratör. Aylık fatura sayısı arttığında işleri hızlandırır; arşivleme ve gönderim otomatikleşir.
- Ön muhasebe ya da kurs otomasyon programı üzerinden. Kursiyer kaydı ile fatura aynı ekranda tutulursa çift giriş yapılmaz.
Hangi yolu seçerseniz seçin elektronik imza ya da mali mühür gerekir. Başvuru ve yenileme sürelerini takvime yazın; süresi dolan mühürle fatura kesilemez.
Kayıt masasında düzen nasıl kurulur?
Sorun çoğu zaman mevzuatta değil, masadaki alışkanlıktadır. Şu beş kural işi büyük ölçüde çözer.
- Kayıt formunda fatura bilgisi alın. Ad soyad, kimlik numarası, adres ve e-posta. Fatura veli ya da işveren adına kesilecekse kayıt anında sorun.
- Tahsilat ile faturayı aynı gün eşleyin. Taksitli ödemede faturanın ne zaman ve hangi tutarla kesileceğini mali müşavirinizle belirleyin, sonra herkes aynı kuralı uygulasın.
- Faturayı adaya gönderin. e-Arşiv Fatura e-posta ile iletilebilir. Kâğıt çıktı isteyen adaya çıktısını verin.
- İptal ve iadeyi kurala bağlayın. Kayıt silme, dönem değiştirme ya da iade durumunda hangi belgenin düzenleneceği önceden bilinsin.
- Tek kişi sorumlu olsun. Fatura kesme yetkisi ofiste herkese dağılırsa mükerrer ve eksik belge çıkar.
Kursa özgü hangi kalemler karıştırılıyor?
Adayın ödediği her para kursun geliri değildir. Sınav ücreti, harç ve sağlık raporu gibi kalemler başka kurumlara ödenir. Kurs bu ödemeleri aday adına aracılık ederek yapıyorsa belgede nasıl gösterileceği ayrı bir konudur. Bu ayrımı web sitenizde de açık yazarsanız hem aday neye ne ödediğini bilir hem de fatura itirazları azalır. Kalemleri maliyet yazısında anlattık.
Ek direksiyon dersi, belge yenileme ve sertifika sınıfı farkı gibi sonradan doğan ödemeler de ayrıca faturalanır. “Kayıtta bir kez kestik” demek yeterli olmaz.
En sık yapılan hatalar hangileri?
- Haddi geçtiğini fark etmeden kâğıt fatura kesmeye devam etmek.
- Faturayı tahsilattan haftalar sonra toplu kesmek.
- Kursiyerin e-posta adresini almadığı için belgeyi iletememek.
- Mali mühür süresini takip etmemek.
- Taban ücretin altında kalan ya da sözleşmedeki tutarla uyuşmayan fatura düzenlemek.
- Kurumsal müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulamadan belge kesmek.
Son madde özellikle şirketlere toplu eğitim veren kurslarda görülür. Alıcı sisteme kayıtlıyken e-Arşiv düzenlenirse belge geçersiz sayılabilir. Sorgulama birkaç saniye sürer; kullandığınız program bunu çoğu zaman kendisi yapar.
Bu konu web sitenizle nasıl ilişkili?
Sitenizde ücret bilgisi ya da ön kayıt formu varsa, adaya faturanın nasıl ve ne zaman iletileceğini bir cümleyle yazın. Formda topladığınız kimlik ve iletişim bilgileri kişisel veridir; aydınlatma metniniz bu amacı kapsamalıdır. Ayrıntısını yasal metinler yazısında bulabilirsiniz.
Not. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Zorunluluk hadleri, geçiş tarihleri, vergi oranları ve cezalar değişir. Kurumunuz için geçerli kuralı mali müşavirinizden ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın güncel duyurularından teyit edin.
kaynak olarak ekleyin